Algemene voorwaarden

NEDERLANDSE VERSIE (ENGLISH BELOW)

Algemene voorwaarden van Around010 Events BV te Rotterdam, waarin geregeld de binnen het kader van de bedrijfsvoering zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam:

Artikel 1 Toepasselijkheid algemene voorwaarden

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.

1.2 Indien een bepaling van de algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn of wordt vernietigd, laat dat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in dat geval voor de nietige respectievelijk vernietigde bepaling een bepaling in de plaats treden die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van partijen.

1.3 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 2 Offerte, informatie en inschakeling derden

2.1 Alle aanbiedingen, prijsopgaven, kostenbegrotingen e.d. van Opdrachtnemer zijn geheel vrijblijvend, tenzij Opdrachtnemer schriftelijk anders heeft aangegeven.

2.2 Alle door Opdrachtnemer verstrekte informatie en/of specificaties gelden steeds bij benadering, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is aangegeven.

2.3 Opdrachtnemer is gerechtigd voor de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen.

2.4 Indien een aanbieding e.d. van Opdrachtnemer niet binnen 14 dagen (of, voor zover daarvan sprake is, de in die aanbieding e.d. expliciet aangegeven – andersluidende – periode) door een schriftelijke opdracht of een opdracht per e-mail is gevolgd en door Opdrachtnemer is bevestigd, is hij vervallen.

2.5 Opdrachtnemer behoudt zich zelfs na aanvaarding van de aanbieding door Opdrachtgever het recht voor de bij haar gedane bestelling of geplaatste opdracht vormvrij te herroepen. Een dergelijke herroeping zal onverwijld na de ontvangst door Opdrachtnemer van de aanvaarding geschieden.

2.6 Beeldmateriaal zoals foto’s en videomateriaal zal door de opdrachtnemer gebruikt mogen worden voor promotionele doeleinden.

Art. 3 Verplichtingen Opdrachtgever

3.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.

3.2 Opdrachtgever verplicht zich ertoe om alle risico’s die samenhangen met de uitvoering van de opdracht, waaronder tevens worden begrepen de werkzaamheden en/of het handelen en/of het nalaten van door haar ingeschakelde derden, voor zover mogelijk te verzekeren. In ieder geval is Opdrachtgever verplicht om een reguliere AVB-verzekering te sluiten en, indien van toepassing, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Voorts verplicht Opdrachtgever zich om ervoor zorg te dragen dat onder de hiervoor genoemde verzekeringen zijn meeverzekerd de door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde medewerk(st)er(s) en de door Opdrachtnemer ter beschikking gestelde zaken. Opdrachtgever is verplicht om afschriften van de polissen van voornoemde verzekeringen op eerste verzoek aan Opdrachtnemer te verstrekken.

3.3 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

3.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien (a) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden en Opdrachtnemer de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden (waartoe Opdrachtnemer gerechtigd is) en/of (b) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, Opdrachtnemer Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.

3.5 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen, alsmede onderzoek hiernaar.

3.6 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoeker van een evenement.

3.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele fiscale consequenties en/of betaling (van naheffingen) ten gevolge van de Werkkostenregeling (WKR). Opdrachtgever vrijwaart en stelt Opdrachtnemer volledig schadeloos aangaande aanspraken van derden die Opdrachtgever daaromtrent ontvangt.

Artikel 4 Aansprakelijkheid Opdrachtnemer

4.1 Opdrachtnemer is gerechtigd bij de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen.

4.2 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.

4.3 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade (i) indien deze schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat door haar verzekering wordt uitgekeerd te vermeerderen met het eigen risico dan wel (ii) indien er sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.

4.4 Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor schade veroorzaakt door (een tekortkoming of onrechtmatig handelen/nalaten van) uitvoerende dienstverleners en/of toeleveranciers,
waaronder tevens begrepen het personeel van die dienstverleners en/of toeleveranciers, die Opdrachtnemer in verband met of ten behoeve van de uitvoering van – een onderdeel van – de overeenkomst heeft ingeschakeld.

4.5 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer heeft dienen binnen 12 maanden na het moment waarop Opdrachtgever hiermee bekend werd of redelijkerwijze had kunnen zijn, schriftelijk door Opdrachtnemer te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.

4.6 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden (waaronder doch niet beperkt tot deelnemers en bezoekers), die in verband met de uitvoering van de opdracht schade lijden.

4.7 Eventuele door opdrachtnemer verstrekte adviezen zijn altijd vrijblijvend en opvolging daarvan komt voor rekening en risico van Opdrachtgever.

4.8 Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor de opkomst van de deelnemers van het betreffende evenement.

4.9 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade aan goederen die door Opdrachtgever aan haar ter beschikking zijn gesteld. Opdrachtgever zal voor een deugdelijke verzekering zorg dragen.

Artikel 5 Overmacht

Omstandigheden welke niet aan Opdrachtnemer te wijten zijn, welke van dien aard zijn dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijze niet meer of niet meer in volle omvang gevergd kan worden (zoals doch niet beperkt tot (i) extreem weer, (ii) intrekking van een of meerdere vergunningen en (iii) nationale rouw) geeft haar het recht de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichting tot schadevergoeding. Opdrachtnemer behoudt in dat geval haar recht op vergoeding (waaronder doch niet beperkt tot kosten voor door haar ingeschakelde derden). Opdrachtnemer adviseert Opdrachtgever zich tegen deze risico’s te verzekeren.

Artikel 6 Prijs, betaling en annulering

6.1 De overeengekomen prijs (opdrachtsom) is exclusief BTW en eventuele andere heffingen van overheidswege, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.2 Wijzigingen waaronder meerkosten in de oorspronkelijke opdracht van welke aard ook, door of namens Opdrachtgever aangebracht, die hogere kosten veroorzaken dan waarop bij de prijsopgave kon worden gerekend, worden de Opdrachtgever extra in rekening gebracht.

6.3 Als de opdrachtnemer het aanbod van de opdrachtgever aanvaardt, zendt de opdrachtnemer, na de retourontvangst van de ondertekende kopie van het bevestigingsformulier, een factuur van tenminste 100% van het totaalbedrag. Deze factuur dient door de opdrachtgever binnen 21 dagen na de factuurdatum en in ieder geval 14 dagen voor de datum dat het evenement gaat plaatsvinden voldaan te zijn. Indien dit niet het geval is kan de opdrachtgever het event annuleren.

6.4 Opdrachtgever is op ieder moment op eerste verzoek van Opdrachtnemer verplicht zekerheid te stellen voor de voldoening van al hetgeen door haar is verschuldigd.

6.5 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, dient betaling te geschieden binnen de betalingstermijn zoals vermeld op de factuur. De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.

6.6 Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 350,-.

6.7 Opdrachtgever is gerechtigd de opdracht enkel schriftelijk te annuleren. Opdrachtgever dient dan de navolgende kosten aan Opdrachtnemer te voldoen, in geval van annulering:

• a) in de periode tot 1 maand voor het aanvangsmoment, 50% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);

• b) in de periode liggend tussen 1 maand en 1 dag voor het aanvangsmoment, 50% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);

• c) in de periode liggend tussen 1 dag voor het aanvangsmoment en het aanvangsmoment zelf, 75% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt). De opdrachtsom bedraagt de in de overeenkomst opgenomen opdrachtsom vermeerderd met daarna overeengekomen mutaties.

6.8 Van een annulering is niet alleen sprake wanneer de bijeenkomst geheel of gedeeltelijk vervalt. Er is ook sprake van een annulering en bovenstaande wanneer het aantal deelnemers meer dan 10% negatief afwijkt van het gereserveerde aantal bij de definitieve boeking.

6.9 Tot tien werkdagen voor het evenement kan het definitief aantal deelnemers worden doorgegeven met een maximale afwijking van 10% naar beneden. Dit aantal geldt dan als definitief aantal voor de eindfactuur. Bij vermindering van het aantal deelnemers (met een maximale afwijking van 10%) zal het variabele kostendeel op de eindfactuur in mindering worden gebracht. Indien het aantal deelnemers op de dag van uitvoering hoger ligt dan het doorgegeven aantal zal dit worden nagefactureerd tegen de afgesproken prijs per persoon.

6.10 Indien op het moment van annulering de schade van Opdrachtnemer hoger is dan de annuleringsvergoeding zoals opgenomen in artikel 7.5 in deze algemene voorwaarden, dan dient Opdrachtgever dit hogere bedrag aan Opdrachtnemer te vergoeden.

Artikel 7 Beëindiging en ontbinding

7.1 Onverminderd de aan Opdrachtnemer verder toekomende rechten is Opdrachtnemer gerechtigd de overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk door middel van een schriftelijke verklaring te ontbinden indien: – Opdrachtgever in verzuim is met de nakoming van een of meer verplichtingen uit de overeenkomst; – Opdrachtgever in staat van faillissement is verklaard, (voorlopige) surséance van betaling heeft aangevraagd, op hem/haar de toepassing van de wet Schuldsanering Natuurlijke personen van kracht is geworden, zijn bedrijf heeft stilgelegd of heeft geliquideerd, er beslag wordt gelegd op een aanzienlijk deel van zijn vermogen ofwel hij zijn bedrijf aan derden overdraagt.

7.2 Indien Opdrachtnemer (of een door haar ingeschakelde derde) op het moment van de ontbinding (waaronder in dit verband tevens wordt verstaan ontbinding en opschorting als hiervoor bedoeld in artikel 6) reeds prestaties ter uitvoering van de overeenkomst heeft verricht, zullen deze prestaties en de daarmee samenhangende op Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer rustende betalingsverplichting geen voorwerp van ongedaanmaking zijn. Bedragen die Opdrachtnemer voor de ontbinding heeft gefactureerd of bedragen die Opdrachtnemer na de ontbinding nog zal factureren in verband met hetgeen zij ter uitvoering van de overeenkomst voorafgaand aan die ontbinding reeds had verricht of geleverd, blijven derhalve onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding direct opeisbaar.

ENGLISH VERSION

General terms and conditions of Around010 Events BV in Rotterdam, which regulate the within the framework of business operations as filed with the Chamber of Commerce Rotterdam:

Article 1 Applicability of general terms and conditions 

1.1 These general terms and conditions apply to every offer, quotation and agreement between the Contractor and the Client.

1.2 If a provision of the general terms and conditions proves to be null and void or is annulled, this does not affect the validity of the other provisions. In that case, the parties will replace the void or annulled provision instead of a provision that is as close as possible to the intention of the parties.

1.3 The applicability of the Client's general terms and conditions is expressly rejected.

Article 2 Quotation, information and engagement of third parties 

2.1 All offers, quotations, cost estimates, etc. of the Contractor are entirely without obligation, unless the Contractor has indicated otherwise in writing. 

2.2 All information and/or specifications provided by the Contractor are always approximate, unless explicitly stated otherwise in writing.

2.3 The Contractor is entitled to engage third parties for the execution of the assignment.

2.4 If an offer etc. from the Contractor has not been followed within 14 days (or, insofar as this is the case, the period explicitly indicated in that offer, etc.) by a written order or an assignment by e-mail and has been confirmed by the Contractor, it has lapsed.

2.5 Even after acceptance of the offer by the Client, the Contractor reserves the right to revoke the order or assignment placed with it form-free. Such a revocation will take place immediately after receipt by the Contractor of the acceptance.

Art. 3 Obligations of the Client

3.1 Unless otherwise agreed in writing, the Client shall, at its own expense, ensure sufficient measures to ensure safety at the place where the assignment is carried out (including but not limited to the safety for employees and visitors). If agreements have already been made about the aforementioned measures, the Contractor is nevertheless entitled to impose additional requirements at any time, if changed circumstances so require.

3.2 The Client undertakes to insure all risks associated with the execution of the assignment, including the work and/or the acts and/or omissions of third parties engaged by it, as far as possible. In any case, the Client is obliged to take out regular AVB insurance and, if applicable, professional liability insurance. Furthermore, the Client undertakes to ensure that under the aforementioned insurances the employee(s) engaged by the Contractor in the execution of the agreement and the goods made available by the Contractor are co-insured. The Client is obliged to provide copies of the policies of the aforementioned insurances to the Contractor on first request.

3.3 The Client is obliged to provide the Contractor with all information of which it knows or of which it should have known that this is necessary for the execution of the assignment, in a timely manner. The Client guarantees the correctness and completeness of the information provided by it.

3.4 The Client is not entitled to any form of compensation if (a) the Client has not or not sufficiently fulfilled its obligations as included in Article 3.1 and/or 3.2 in these general terms and conditions and the Contractor does not allow the assignment to take place in whole or in part (to which the Contractor is entitled) and/or (b) the Client has not or not sufficiently fulfilled its obligations as included in Article 3.1 and/ or 3.2 in these general terms and conditions, the Contractor has informed the Client thereof in writing and the Client nevertheless wishes to continue the assignment.

3.5 Unless otherwise agreed in writing, the Client is responsible for the required permission from third parties and/or permits, as well as research into this.

3.6 The Client is responsible for the acts and omissions of the third parties engaged and/or invited by it who are involved in the assignment, such as visitors to an event.

3.7 The Client is responsible for any tax consequences and/or payment (of additional taxes) as a result of the Work Costs Scheme (WKR). The Client indemnifies and fully indemnifies the Contractor with regard to claims from third parties that the Client receives in this respect.

Article 4 Liability of the Contractor 

4.1 The Contractor is entitled to engage third parties in the execution of the assignment. 

4.2 The Contractor is not liable for damage, of whatever nature, caused by the fact that it has assumed incorrect and/or incomplete information provided by or on behalf of the Client.

4.3 The Contractor is only liable for damage (i) if this damage falls under the coverage of its liability insurance and up to the amount paid out by its insurance plus the deductible or (ii) if there is intent or gross negligence on the part of its or one of its managers.

4.4 The Contractor is never liable for damage caused by (a shortcoming or unlawful act/omission of) executing service providers and/or suppliers, including the personnel of those service providers and/or suppliers, which the Contractor has estimated in connection with or for the purpose of the execution of – a part of – the agreement.

4.5 All rights of action and other powers, for whatever reason, that the Client has against the Contractor must be received in writing by the Contractor within 12 months of the moment at which the Client became aware of this or could reasonably have been aware of this, failing which they will lapse. 

4.6 The Client indemnifies the Contractor against claims from third parties (including but not limited to participants and visitors) who suffer damage in connection with the execution of the assignment. 

4.7 Any advice provided by the Contractor is always without obligation and follow-up thereof is at the expense and risk of the Client.

4.8 The Client is not liable for the attendance of the participants of the event in question.

4.9 The Contractor is not liable for damage to goods made available to it by the Client. The Client will provide a proper insurance.

Article 5 Force majeure

Circumstances that are not attributable to the Contractor, which are of such a nature that compliance with the agreement can no longer reasonably be required or can no longer be required to a full extent (such as but not limited to (i) extreme weather, (ii) withdrawal of one or more permits and (iii) national mourning) gives it the right to dissolve the order in whole or in part and /or to suspend the execution thereof without any obligation to pay compensation. In that case, the Contractor reserves its right to compensation (including but not limited to costs for third parties engaged by it). The Contractor is intended to insure the Client against these risks.

Article 6 Price, payment and cancellation

6.1 The agreed price (order sum) is exclusive of VAT and any other government levies, unless otherwise agreed in writing.

6.2 Changes including additional costs to the original assignment of whatever nature, made by or on behalf of the Client, that cause higher costs than could be counted on in the quotation, will be charged extra to the Client.

6.3 If the contractor accepts the client's offer, the contractor will, after receiving the signed copy of the confirmation form back, send an invoice of at least 100% of the total amount. This invoice must be paid by the client within 21 days after the invoice date and in any case 14 days before the date that the event will take place. If this is not the case, the client can cancel the event. 

6.4 The Client is obliged at any time at the contractor's request to provide security for the payment of all that is owed by it.

6.5 Unless expressly agreed otherwise in writing, payment must be made within the payment term as stated on the invoice. The payment term is a deadline. The Client is not entitled to suspend or set off any payment. 

6.6 If no payment has been made within the payment term, the Client is in default by operation of law. It then owes the statutory commercial interest (whereby a part of the month is considered a whole month) as well as extrajudicial collection costs of 15% of the principal sum with a minimum of € 350,-.

6.7 The Client is entitled to cancel the assignment only in writing. The Client must then pay the following costs to the Contractor in the event of cancellation:

• a) in the period up to 1 month before the start, 30% of the full order sum (as it applies at the time of cancellation); 

• b) in the period between 1 month and 1 day before the start, 50% of the full order sum (as it applies at the time of cancellation);

• c) in the period between 1 day before the starting moment and the starting moment itself, 75% of the full order sum (as it applies at the time of cancellation). The assignment sum amounts to the assignment sum included in the agreement plus subsequently agreed changes.

6.8 A cancellation is not only the case if the meeting lapses in whole or in part. There is also a cancellation and the above when the number of participants deviates more than 10% negatively from the reserved number at the final booking.

6.9 Up to ten working days before the event, the final number of participants can be passed on with a maximum deviation of 10% downwards. This number then counts as the final number for the final invoice. In the event of a reduction in the number of participants (with a maximum deviation of 10%), the variable cost part will be deducted from the final invoice. If the number of participants on the day of execution is higher than the number passed on, this will be invoiced at the agreed price per person.

6.10 If, at the time of cancellation, the Contractor's damage is higher than the cancellation fee as included in Article 7.5 in these general terms and conditions, the Client must compensate the Contractor for this higher amount.

Article 7 Termination and dissolution

7.1 Without prejudice to the Contractor's further rights, the Contractor is entitled to dissolve the agreement in whole or in part by means of a written statement without further notice of default if: – the Client is in default with the fulfilment of one or more obligations under the agreement; – The Client has been declared bankrupt, has applied for (provisional) suspension of payment, the application of the Debt Rescheduling Act natural persons has come into force on him/her, has shut down or liquidated his company, a significant part of his assets is seized or he transfers his business to third parties.

7.2 In the event of dissolution, the risk of goods already delivered remains with the Client. The goods are then at the disposal of the Contractor and must be collected by them.

7.3 If the Contractor (or a third party engaged by it) has already performed performance for the execution of the agreement at the time of the dissolution (which in this context also includes dissolution and suspension as referred to above in Article 6), these performances and the related payment obligation resting on the Client towards the Contractor will not be subject to cancellation. Amounts that the Contractor has invoiced before the dissolution or amounts that the Contractor will still invoice after the dissolution in connection with what it had already performed or delivered in the execution of the agreement prior to that dissolution, therefore remain due and payable immediately at the time of the dissolution.